7 abordări consumatoare de timp prin care putem sa economisim…timp

Am învățat că timpul consumat pentru a instrui pe cineva e o investiție. Înțelegem că ne va aduce beneficii atunci când “ajutorul” ne va elibera de o parte din taskuri. 

Dar nu a fost acceptat așa de la început, nu-i așa? Vi s-a întâmplat vreodată să auziți un coleg spunând că, decât să consume timp arătându-i cuiva cum se face,  mai bine face singur? Pentru că va termina mai repede?

Mă întreb cum vor fi primite recomandările de mai jos, care, la fel, înainte de a le accepta ca eliberatoare, par consumatoare de timp. 

1.Un singur mesaj, informații complete

Pregătește-ți răspunsul la o cerere astfel încât să nu te expui nenumăratelor intervenții ulterioare pentru clarificare sau pentru completare. Asamblează informații complete, într-un singur mesaj.

Revenirile pot deveni hărțuitoare. 

Chiar ar putea trece un timp până când îți sunt adresate cererile de clarificare. Informațiile cu care ai făcut analiza s-ar putea să nu-ți mai fie proaspete în minte și să consumi…da, tot tiiiimp cu verificarea cadrului în care ai pregătit răspunsul.

2.Evită expunerea la acuzații

Pulsul crește atunci când, sub presiune,  (dacă soluția nu e completă) interlocutorii includ în mesaje cuvinte cu conotații personal jignitoare. Chiar dacă mesajul e formulat acoperitor din punct de vedere “politic” (de ex: “ Nu aș vrea să riscăm o descalificare pentru că ne-a fost lene să detaliem… ”), poți citi printre rânduri speculația că tu (nu noi, cum pare că se solidarizează interlocutorul tău), tu ai fost cel comod și nu ai livrat pachetul complet de informații. Aceste experiențe, dacă se repetă, pot pune ștampile pe conexiunea cu un interlocutor. Unul perceput ca fiind comod, celălalt agresiv.

3.Anticipează și structurează

Restrânge numărul potențialelor întrebări cu care anticipezi că poate reveni interlocutorul tău, structurând informația.

Îți dorești să faci asta? Un subiect închis îți va permite să te concentrezi fără întreruperi la următoarele provocări din agenda ta.

Poți să o faci? Dacă ține de job-ul tău, cu siguranță ai și un istoric al feedback-urilor primite în urma experiențelor anterioare. 

Ajută dacă facem o sinteză a problemelor cu care ne confruntăm și dacă începem să căutăm soluții pentru cele mai frecvente dintre incidente. Unii, țin un jurnal al problemelor, le analizează la anumite intervale de timp, identifică pattern-uri și caută să optimizeze “procesele”, eliminându-le astfel pe cele mai frecvente sau pe cele cu impact mai mare.

4.Solicită o întâlnire

Dacă intervin schimburi interminabile de mail-uri, solicită o întâlnire cu cei implicați pentru a clarifica și a sintetiza ping-pongul de informații. Durează mai puțin decât pentru a citi istoricul din corespondența scrisă, puteți explica ce nu e clar și se pot lua decizii. În funcție de complexitate, “întâlnirea” poate fi doar un apel telefonic, o cafea băută împreună…nu neapărat o ședința de analiză. E important să fie programată, pentru ca interlocutorul să știe agenda și să se pregătească. Nu să-l agăți pe hol în timp ce el fuge spre toaletă sau e concentrat la alt topic și, până ajunge să se ocupe de subiectul vostru comun, să nu mai știe ce ați discutat.

5.Fii pretențios!

“Depășirea așteptărilor este cea mai mare garanție pe care o poți avea în dezvoltarea fidelității clienților.” John Maxwell 

Fii autocritic în ceea ce privește rezultatul muncii, formatul în care îl prezinți!  

Ce reputație vrei să-ți construiești? 

Imaginează-ți cum va evalua interlocutorul experiența cu tine. Cum ti-ar plăcea să fii perceput? 

Cu anxietate, cu gândul că, dacă nu are încotro,  o să apeleze la tine, dar știe că asta va presupune să…?

Sau, vrei să știi că cel care află că tu ești cel de care are nevoie, se va simți în siguranță, amintindu-și că nimeni altcineva nu ar fi putut să-i dea o soluție mai bună? Că mereu ai la îndemână o bagheta magică?

6.Fii empatic!

Ținând de expertiza ta, informațiile pe care le pregătești sunt pe înțelesul tău. Poate nu același lucru se poate spune despre interlocutorul tău, te-ai gândit? Fii empatic! Poate acestuia îi este mai dificil să le interpreteze. 

7.Cere feedback!

Dacă te-ai hotărât să testezi eficiența abordărilor de mai sus, din când în când, cere feedback. Și, mai ales dacă nu crezi că ai nevoie să schimbi ceva în abordarea ta actuală, cere feedback. 

Succes!

Din spatele scenei, 

Camelia